1. Define qué decisión estás documentando
Anota si revisas un alta inicial, una renovación de contrato o un pago concreto. Después identifica la entidad contratante, el RFC confirmado del proveedor y la operación. El catálogo de un grupo puede contener varias empresas con nombres parecidos: no juntes sus evidencias bajo una sola marca.
El siguiente índice es una propuesta de organización interna. No representa una lista legal universal ni significa que todos los documentos sean obligatorios para cualquier relación. El responsable debe elegir los que apliquen y dejar constancia de por qué.
2. Ordena la evidencia en siete apartados
| Apartado | Qué relacionar | Qué dejar pendiente si falta |
|---|---|---|
| 01 · Identidad | RFC, nombre declarado, documento de origen y contacto conocido. | RFC ambiguo o nombre sin conciliar. |
| 02 · Fiscal | Constancia aportada, opinión 32-D cuando corresponda, consultas 69-B y Lista 69 con corte. | Documento sin validar o fuente no disponible. |
| 03 · Contrato | Alcance, partes, fechas, entregables y condiciones acordadas. | Documento no firmado o alcance diferente. |
| 04 · Ejecución | Pedido, entregas, aceptación del servicio y evidencia que corresponda a la operación. | Entrega o aceptación sin soporte. |
| 05 · Factura y pago | CFDI relacionado con la operación y comprobación interna de los datos de pago. | Diferencia de emisor, importe o cuenta por aclarar. |
| 06 · Controles específicos | REPSE por separado si aplica al servicio; otros controles definidos por el responsable. | Aplicabilidad o verificación aún sin resolver. |
| 07 · Decisión y seguimiento | Quién revisó, cuándo, resultado, condiciones y próxima acción. | Pendiente sin responsable o sin fecha de revisión. |
Plantilla de texto para completar en tu entorno. Esta página no recibe ni almacena documentos.
3. Conserva resultado y fecha de cada comprobación
En las listas fiscales guarda la fuente, el resultado observado, la fecha de consulta y el corte publicado cuando esté disponible. La fecha en que una herramienta indexó un archivo no necesariamente es la fecha del acto que contiene.
«Sin coincidencia al corte consultado», «documento pendiente» y «fuente no disponible» describen situaciones diferentes. Mantén esas diferencias en el expediente; no sustituyas todas por una casilla de «cumple». Si comparas dos cortes, conserva ambos.
Revisa la autenticidad de la opinión 32-D mediante su validación oficial. Para una factura, CFDICheck ofrece una comprobación separada del CFDI; su resultado no acredita por sí mismo la ejecución del contrato. REPSECheck corresponde a otra revisión cuando resulte aplicable.
Ejemplo: cinco archivos no resuelven un cambio de cuenta
El expediente contiene contrato, factura, constancia y dos consultas. Antes del pago llega una solicitud para usar otra cuenta. Aunque la carpeta tenga todos esos archivos, el cambio sigue pendiente de confirmación por un canal conocido.
Registra quién lo pidió, qué dato cambió, quién lo confirmará y la decisión interna correspondiente. No copies una aprobación anterior para cerrar un dato que cambió después.
4. Revisa los pendientes antes de cerrar
- Identidad: ¿los documentos corresponden al mismo RFC confirmado?
- Operación: ¿contrato, entrega, factura y pago se pueden relacionar?
- Fuentes: ¿constan el alcance, el corte y las verificaciones que no pudieron terminarse?
- Responsable: ¿cada diferencia tiene una persona y una siguiente acción?
- Acceso: ¿la carpeta está disponible sólo para quienes la necesitan?
Conserva los documentos en el sistema de tu organización, con acceso controlado. Define con el responsable los periodos de conservación que correspondan; esta plantilla no fija un periodo fiscal ni sustituye tu política documental.
Vuelve al checklist de alta para una revisión rápida. Si falta el punto de partida, utiliza la guía de identidad por RFC. La consulta gratuita de listas es una pieza del expediente, no una aprobación del proveedor.
Fuentes y alcance
- SAT: contenido de la Constancia de Situación Fiscal
- SAT: cotejo de datos de la opinión del cumplimiento
- SAT: consulta de publicaciones 69-B
Recomendaciones para organizar una revisión interna. Las referencias describen los documentos y consultas indicados; verifica las reglas vigentes del trámite cuando debas decidir obligaciones, plazos o efectos fiscales.