1. Sigue la cadena de la operación
Empieza con una referencia interna: pedido, proyecto u orden de servicio. Registra el proveedor y su RFC confirmado, el objeto, el periodo y quién recibió el bien o aceptó el servicio. Usa esa referencia para enlazar los soportes, aunque estén almacenados en sistemas distintos.
Un contrato describe lo acordado; una entrega o aceptación documenta lo ejecutado. La factura y el pago deben poder relacionarse con ambos. Si hay anticipos, entregas parciales, cancelaciones o notas de crédito, conserva la explicación y la secuencia, sin forzar una correspondencia de uno a uno que no ocurrió.
2. Revisa la evidencia con esta matriz
| Etapa | Soporte posible | Pregunta de revisión |
|---|---|---|
| Necesidad y pedido | Solicitud interna, cotización aceptada, orden. | ¿Qué se necesitaba y quién lo autorizó? |
| Acuerdo | Contrato, alcance, anexos o cambios acordados. | ¿Quién debía entregar qué y en qué condiciones? |
| Ejecución | Remisión, acta de entrega, reporte, entregable o aceptación. | ¿Qué se recibió, cuándo y por quién? |
| Factura | CFDI y comprobación de sus datos. | ¿Emisor, concepto e importe corresponden a la operación? |
| Pago y diferencias | Soporte de pago, conciliación de anticipos o ajustes. | ¿Se explica lo pagado y lo que continúa pendiente? |
Son ejemplos de soportes, no documentos obligatorios para todas las operaciones. Una entrega de bienes y un servicio de mantenimiento dejan rastros distintos. Elige evidencias pertinentes y conserva su procedencia; no fabriques documentos retrospectivos para llenar casillas.
Ejemplo: una entrega parcial requiere explicación
Una orden interna pide 100 piezas. La primera remisión acredita 60 y el área usuaria confirma haber recibido esas 60. La factura cubre un anticipo por la orden completa.
El expediente relaciona el anticipo con el contrato, registra 40 piezas pendientes y conserva la aceptación parcial. No cambia la remisión para que parezca una entrega completa. Cuando llegue el saldo, añadirá la segunda entrega y la conciliación.
Para un servicio, sustituye el conteo de piezas por los entregables o actividades acordados: informe, periodo atendido, hitos aceptados y observaciones. Una fotografía sin contexto puede ser un complemento, pero necesita vincularse a la operación.
3. Separa evidencia operativa y revisión fiscal
La orientación del SAT sobre el artículo 69-B distingue la publicación fiscal de la acreditación de bienes adquiridos o servicios recibidos. Si hay un hallazgo, conserva los documentos originales y lleva el caso al responsable fiscal con las fechas y publicaciones correspondientes.
Revisa el estado de la factura por separado en CFDICheck. La validez del comprobante no certifica que el servicio se prestó. Tampoco un expediente organizado garantiza deducibilidad, acreditamiento de impuestos ni un resultado ante la autoridad.
La guía de qué hacer ante una coincidencia en 69-B ayuda a registrar el hallazgo sin confundir sus estados.
4. Cierra diferencias con un responsable
Para cada hueco deja una nota concreta: evidencia faltante, quién puede aportarla, quién revisa y siguiente acción. Si dos documentos difieren, conserva ambos y la aclaración; no sobrescribas el dato original para que el expediente parezca consistente.
Integra esta matriz en el índice documental del proveedor. Mantén acceso limitado y define con tu responsable la conservación aplicable. Una revisión mensual puede detectar cambios de fuente o documentos pendientes, pero no reemplaza el seguimiento de cada entrega.
Fuentes y alcance
Recomendaciones para organizar una revisión interna. Las referencias describen los documentos y consultas indicados; verifica las reglas vigentes del trámite cuando debas decidir obligaciones, plazos o efectos fiscales.